Manche reagieren nur auf das aktuelle Geschehen und werden nur getrieben. Dabei können wir auch pro-aktiv Handeln (Covers 1. Weg der Effektivität). Das ist nicht immer leicht und fordert uns heraus. Aber es lohnt doch sehr, selber aktiv zu werden. Dabei haben sich einige grundlegende Techniken bewährt.
Effiziente Tagesorganisation geschieht schriftlich und beginnt entweder am Vortag (kurz vor Feierabend) oder am Morgen . Die schriftliche Planung ist die wichtigste Grundregel des Selbstmanagements: Termine und Aufgaben aufschreiben! Es beginnt mit einem Zettel als To-Do-Liste, auf der man alles notiert, was man noch erledigen muss. Dazu werden alle Termine in den Kalender eingetragen. Zusätzlich helfen manchen Post-it- Zettel an Pinwand oder Spiegel. Tipp: Habe immer etwas zum Aufschreiben dabei (Stift & Zettel, Mobiltelefon). Wer schreibt, der bleibt!
Zu einer guten Planung gehört unbedingt, den Zeitbedarf für eine Aufgabe oder ein Treffen zu schätzen. Um dies einigermaßen gut zu bewältigen, sollte man einmal seine regelmäßigen Tätigkeiten genau mit der Stoppuhr betrachten (fast jedes Mobiltelefon hat so eine Funktion; es gibt auch diverse Apps mit denen man seine Zeit erfassen kann). Mir hat die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware die Augen geöffnet, wie viel Zeit ich für meinen Mailverkehr (lesen und beantworten) benötige.
Stoppe Deinen Zeiteinsatz: Wo liegt Deine Überraschung?
Planung ist nur das halbe Leben, der Rest geschieht spontan! Der ganze Arbeitstag darf nicht verplant werden, sondern genügend Zeit für dringliche und wichtige Aufgaben und Spontanes reservieren! Eine Erzieherin in der Krippe kann mehr Zeit verplanen als die Leiterin der Einrichtung. Ein Gemeindepädagoge oder eine Schulsozialarbeiterin braucht mehr Zeitfenster für spontane Herausforderungen als die Gemeindesekretärin. Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt!
Prioritäten setzen! Auch wenn für Spontanes Raum bleiben soll, darf man sich auch nicht verzetteln. Jede Tätigkeit hat ihre Ziele, die am Ende des Tages erreicht werden sollen. Deshalb braucht es immer neu die Entscheidung: Lasse ich diese Unterbrechung zu? Ist das jetzt dringlich und wichtig?
Die Kunst, Prioritäten zu setzen, wird uns sehr oft begegnen und wir betrachten unterschiedliche Aspekte. Dabei ist auch wichtig: Die langfristigen Ziele müssen auch im Wochenalltag ihren Raum bekommen! Am besten öffnet man täglich einen Raum für langfristig Wichtiges!
Alle Managementexperten empfehlen, morgens positiv zu beginnen, vielleicht mit einer Meditation oder einer Entspannungsübung. Mein Tipp: Starte mit einer Tasse Kaffee oder Tee und einer biblischen Betrachtung, an die eine Gebetszeit anschließt. Falls Du dann noch Zeit hast (also zu den Frühaufstehern gehörst): Lies in einem Buch, das dich weiterbringt oder was dich gerade inspiriert. Es kann also auch ein gutes Fachbuch sein. Einen Ruhetag pro Woche sollte man sich wie regelmäßige Ferien fest einplanen.
Zusammenfassend noch mal ein Blick auf die ALPEN:
A Aufgaben und Termine notieren
L Länge einer Tätigkeit schätzen
P Puffer einplanen
E Entscheiden nach Prioritäten
N Nachkontrolle (am Abend oder am Folgetag)
Die Tagesperspektive zeigt mir
- Heutige Termine
- Aktuelle Aufgaben
Tipps:
- Stoppe die Zeit, wie lange Du pro Mail benötigst!
- Gönne Dir morgens einen soliden Stillen Start!