Was sollte man regelmäßig tun, um etwas sehr Wichtiges für das persönliche Leben zu bewirken? Was sollte man tun, dass sich sehr positiv auf den Beruf auswirken würde? Mit diesen Fragen beschäftigt sich Covey in seinem 3. Weg der Effektivität. Im 1. Weg ging es um die pro-aktive Gestaltung, der 2. Weg nahm die Prinzipien in den Blick. Im 3. Weg geht es nun um das tägliche Tun und Lassen („Das Wichtigste zuerst tun“).

Coveys Empfehlung lautet: „Das Wichtige zuerst tun“.  Dazu kommt es vor allem auf Disziplin an. Covey beschreibt die bekannte Zeitmanagement-Matrix mit seinen vier Quadranten, die nach Wichtigkeit (vertikal) und Dringlichkeit (horizontal) ausgerichtet ist. Dringendes ist meistens sichtbar, es fordert zum Handeln. Wichtiges hat mehr mit Ergebnissen zu tun.

Quadrant I: wichtig und dringend. Etwas braucht sofort Aufmerksamkeit, meist handelt es sich um Krisen oder Probleme. Manche tun nichts als Krisenmanagement, sind stets im Alarmmodus, durchleben enormen Stress und drohen einen Burnout zu bekommen.

Quadrant III: dringend, aber nicht wichtig. Auch hier leben Menschen im Krisenmanagement, viele kümmern sich weder um Pläne noch Ziele. 

Quadrant II: wichtig, nicht dringend. Hier geht es um den Aufbau von Beziehungen, um Vision und Leitbild, Planung, aber auch um unsere Erholung. Meist werden sie im Alltagsstress einfach liegen gelassen. Genau das führt im Ergebnis zu mehr Stress, weil man den Überblick verliert. (vgl. Pareto-Prinzip: 80 % Ergebnisse entstammen 20% der Tätigkeiten).

Wie kommen wir in den 2. Quadranten? Das Wichtigste Instrument ist die Fähigkeit, Nein zu sagen

Covey nennt sechs wichtige Kriterien für einen guten Terminplaner.

  • Kohärenz: Vision, Rollen und Zielen sollen im Zusammenhang erscheinen können.
  • Ausgewogenheit: Das Leben soll ausgewogen gestaltet  werden, die Rollen sind zu identifizieren und werden beachtet.
  • Quadrant-II-Fokus: Mut und Motivation für eine Arbeitswoche: alle Prioritäten sollen terminiert werden.
  • Menschliche Dimension: Neben Termine sollen auch Freiräume mit anderen sichtbar werden.
  • Flexibilität: Helfer, nicht Meister!
  • Handlichkeit: Planer muss man mitnehmen können.

Für das weitere Vorgehen ist es zunächst von großer Bedeutung, die eigenen Rollen zu identifizieren: Individuum, Partner, Vater, Ehrenamt und Beruf. Meist sind es im Beruf verschiedene Rollen (Leiter und Lehrer, Verantwortung für Finanzen, Personaleinsatz u.ä.). Für jede Rolle sind 2-3 wichtige Ergebnisse zu formulieren. Dann sollten in jeder Woche für jede Rolle ein Termin gesetzt werden. Im Terminplaner werden dann die wöchentlichen Prioritäten notiert und terminiert. Vieles wird dann von Tag zu Tag noch einmal angepasst, das kann etwa morgens geschehen.

Neben den Rollen geht es natürlich auch um das eigene Leitbild (Vision, Berufung): Leitbild, Rollen -> Ziele -> Pläne (einplanen, delegieren). Das kann dann etwa so aussehen:

Rollen und Ziele kann man auch als Lesezeichen gestalten und in die Arbeitswoche einlegen… So haben wir täglich und die ganze Woche die wesentlichen Ziele vor Augen und finden Anreize für Quadrant II.

Ein wichtiger Fortschritt der Effektivität besteht in der Delegation. Wir können alles selber machen, wir können aber auch unsere Zeit multiplizieren, wenn wir Aufgaben samt Verantwortung übertragen. Es reicht nicht, nur Aufgaben zu verteilen (Trage bitte den Müll raus!). Besser ist es, wenn man eine Verantwortung überträgt: Wir sind auf Ergebnisse ausgerichtet, aber wir überlassen die Wahl der Methode den anderen. Dazu sollte man ganz genau beschreiben, wie das gewünschte Ergebnis aussieht.

Als Kind durfte ich einmal pro Woche den neuen Rasenmäher nutzen. Bald übertrug mein Vater mir die Aufgabe, den Rasen wöchentlich zu mähen. Am Anfang tat ich das sehr gründlich. Wenn ich andere Termine hatte (Handball spielen), musste es schnell gehen und es blieben zwischen den Mähgebieten Ränder stehen. Mich störte das nicht, meinen Vater schon. Deshalb erklärte er mir, wie er sich den gemähten Rasen vorstellte und zeigt mir, dass man die Bahnen etwas überlappen muss. Mit dieser klaren Vorstellung vom Ergebnis und den Richtlinien bewerkstelligte ich die Aufgabe fortan. 

Eine gute Verantwortungsübergabe umfasst folgende Aspekte:

  • Klare Beschreibung (Visualisierung) der Ergebnisse
  • Richtlinien und Parameter, Fallen nennen (die überlappenden Bahnen ermöglichen eine ganz gemähte Fläche)
  • Ressourcen: menschliche, finanzielle, technischen Ressourcen benennen, die benutzt werden (Rasenmäher brauchte Benzin, das brachte Vater mit)
  • Verantwortlichkeit: nach welchen Kriterien werden die Ergebnisse beurteilt 
  • Konsequenzen und Sanktionen

Tipp:

  • Versuche einzuschätzen, wie viel Zeit du in den letzten drei Tagen in den vier Quadranten verbracht hast. Stoppe in den nächsten drei Tagen auf eine Viertelstunde genau, für was du deine Zeit einsetzt. (Mir ging bei dieser Übung einmal mit Schrecken auf, wie viel Zeit ich mit Mails verbringe.)
  • Organisiere deine nächsten Wochen, indem du einen Wochenplan nach dem oben dargestellten Muster erstells.
  • Erstelle eine Liste von Aufgaben, die du delegieren könntest, und der Menschen, an die du sie delegieren kannst. 

Literatur

Stephen R. Covey 2004 (1989): Die 7 Wege der Effektivität. Prinzipien für persönlichen Erfolg. Erweiterte und überarb. Neuaufgabe. 15. Aufl. Offenbach: Gabal Verlag, S. 163 ff.

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